学協会様の悩み:学術誌関連の請求をまとめるのが一苦労、月締処理に間に合わない!

請求業務代行ある学協会様では学術誌を発行後、投稿論については投稿料・ページ超過費用や、別刷り(抜刷り)、カラー印刷費用などを確認後、各著者に請求していました。請求書類は名義や日付、書類発送先の指定など細やかな対応が必要で、再発行を依頼されることもあるとのことでした。
一方で、依頼原稿については執筆料振込のため口座を各著者に尋ね、執筆料を振込処理していました。更には広告を出稿いただいた会社様への広告費の請求等々、学会誌発行にまつわる様々な会計業務が煩雑化しているとのことで、ご相談いただきました。

 

学会誌発行までの事例紹介1

まず事務局様のご意向をうかがい、実例に基づき下記のようなご提案をいたしました。

実例に基づく請求パターンから、学協会様の業務に沿う形で対応

請求業務代行2

  • 学協会様了承のもと、所定のフォーマットで請求書を発行・振込先も学協会様の口座を指定。請求額は直接振込まれる
  • 弊社発行の請求書にて請求を代行、振り込みも弊社の口座へ
  • 弊社にて、全ての請求対象者の品目・請求額を記載した請求明細書を作成。学協会様は請求明細書に基づき、各著者様に請求書類を発行
  • クレジットカードの決済を弊社で代行(決済手数料は学協会様のご負担)

さまざまな請求パターンの提案から、学協会様にとって最適な方法をご選択いただき、弊社にて業務代行しております。
この業務委託によって大幅に事務局様の業務を削減でき、編集業務に専念いただけるというメリットがあります。また、弊社による著者校正の過程で著者様から効率よく書類を収集可能、更に校了後、即座に請求書類の作成準備に取り掛かれるため、時間短縮にも繋げられます。
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学会誌 発行ソリューションのポイント

この『学術誌 発行ソリューション』のポイントとは

弊社は、論文・広告掲載料等の請求、執筆料の支払いなどの請求業務について、学協会様の業務に沿った形でご提案させていただきます。今までの業務フローを改善し、学協会様の事務作業軽減につながるようなご提案をいたします。

  • 書類作成業務を代行。入金は学協会様で一元管理
  • 請求関連を一括で委託し、学会誌発行関連は弊社の口座で一元管理

※請求業務/金額徴収のみでの業務受託は承りかねます。現在、学会誌や論文誌の編集・印刷業務と合わせて受託しております。何卒ご了承ください。

その他の相談解決事例はこちら

 

学会のパートナー|ご相談ください

レタープレス株式会社は125年以上に亘り、「学会のパートナー」として、学術誌・学会誌・論文誌に関する、さまざまな業務を日本の学協会様より受託してまいりました。
レタープレス株式会社では、お客様が抱えている問題や課題について最良のご提案をいたします。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。